Membuat dan Bekerja dengan Macro MS. Access – Sesi terakhir adalah membuat dan bekerja dengan Macro MS. Access. Setelah ini kita akan coba paparkan contoh-contoh kumpulan latihan dari pertama sampai dengan terakhir. Terima kasih sudah melihat tutorial-tutorial dari Microsoft Access. Semoga bermanfaat yah!

Baca juga: Membuat Menu dengan Form Design Access

10.1. Membuat Macro

Macro adalah sebuah perintah yang mewakili sekumpulan perintah lain. Dengan macro, Anda bisa meringkas serangkaian pekerjaan berulang yang sering kita lakukan menjadi sebuah perintah saja. Macro juga berarti serangkaian aksi (action) yang ter-program sesuai dengan kebutuhan.

Bila sebuah macro dijalankan, macro ini melakukan satu atau beberapa aksi Aksi itu misalnya membuka sebuah form. Aksi apa yng akan dijalankan sebuah maro akan sangat bergantung pada saat Anda membuat macro tersebut. Caranya mudah Anda tinggal memilih aks yang telah disediakan dari daftar aksi dan mengisikan argumennya.

Argumen digunakan oleh sebuah aksi agar aksi ini dapat dijalankan tugasnya dengan benar. Misalny, aksi untuk membuka sebuah form. Aksi ini tidak dapat dijalan-an apabila belum diberi perintah nama form yang aka dibuka. Ada pula aksi yang tidak membutuhkan argumen apa-apa, seperti aksi Beep yang membunyikan speaker komputer sejenak.

Untuk membuat macro, misalnya program Beep, ikuti langkah berikut ini :

  1. Buka file database yang diinginkan
  2. Klik tab Create – Macro, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Pada tombol pilihan Action, pilih Beep
  2. Klik tombol (x) Close
  3. Jawab Yes, lalu simpan dengan nama file misal SUARA, klik tombol OK.
  4. Untuk menjalankan program macro yang telah dibuat di atas, aktifkan tab Database Tools lalu klik tool Run Macro, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Klik tombol OK, perhatikan dan dengarkan apa yang terjadi, maka akan muncul suara Beep.

Pembuatan macro di atas sangat sederhana sekali, karena tidak diperlukan argumen-argumen, kali ini Anda akan mencoba menyusun sebuah macro yang mampu melakukan tugas selain di atas. Misal Anda ingin membuka Tabel DATA SISWA, dengan langkah sebagai berikut :

  1. Bukalah file database yang diinginkan, lalu aktifkan file macro yang bernama SUARA dengan cara klik mouse kanan pada file SUARA lalu pilih Design View.
  2. Pada baris berikutnya di bawah baris Beep, klik tombol pilihan lalu pilih dan klik Open Table

  1. Pada tombol pilihan Table Name, pilih misal file DATA SISWA
  2. Kemudian simpan macro di atas, dengan nama file lain dengan klik tombol Office Button lalu pilih Save As, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Ketik nama filenya misal BUKA TABEL
  2. Klik tombol OK.
  3. Kemudian jalankan program macro tersebut.

10.2. Bekerja dengan Macro

Untuk dapat bekerja dengan Macro, Anda harus mengetahui tentang cara-cara pengaturan macro yang meliputi aksi (Action), kondisi (Condition), Step, group dan lain sebagainya.

10.2.1. Action Macro

Action Macro adalah suatu proses yang telah disediakan oleh Microsoft Access untuk dipasangkan sebagai macro. Dalam menyususn macro, kita harus merencanakan urut-urutan proses yang membentuk sistem otomatis dengan memakai Action Macro ini. Di dalam Microsoft Access, terdapat 45 daftar action macro yang dapat Anda susun, antara lain Addmenu Bee, Close, MsgBox, OpenForm, OpenReport, OpenTable, Quit, RunApp, dan lain sebagainya.

Sebagai contoh, misal Anda ingin membuka atau mengaktifkan form yang telah dibuat sebelumnya. Maka pada Action, Anda harus memilih OpenForm lalu pada Form Name pilih nama form yang akan dibuka.

10.3. Membuat Menu Bar dengan menggunakan Macro

Untuk membuat Menu Bar dengan menggunakan program Macro, Anda dapat memanfaatkan file database MODUL-8, dengan langkah sebagai berikut :

  1. Buat file database baru dengan nama file MODUL-9
  2. Kemudian impor file database MODUL-8 ke file MODUL-9 (semua file tabel, query, semua file form dan report), kecuali file FORM MENU.

10.3.1. Menampilkan Jendela Macro

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro
  3. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

10.3.2. Membuka/Mengaktifkan Form

  1. Pada kotak isian Macro Name, ketik SISWA
  2. Pada Action, pilih dan klik OpenForm
  3. Pada kolo Arguments, otomatis muncul dengan sendirinya
  4. Pada kotak Comment, Anda boleh diisi atau tidak teksnya.
  5. Pada tombol pilihan Form Name, pilih dan klik FORM DATA SISWA

  1. Ulangi langkah untuk membuat nama macro PROGRAM, sedangkan pada tombol pilihan Form Name, pilih dan klik FORM PROGRAM, dan nama macro BELAJAR, sedangkan pada tombol pilihan Form Name pilih dan klik FORM BELAJAR
  2. Klik tombol x (Close)
  3. Jawab Yes untuk menyimpan file, lalu simpan dengan nama file DETAIL FILE
  4. Klik tombol OK.

10.3.3. Membuat SubMenu File

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro
  3. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Pada kotak Macro Name, ketik ENTRY-EDIT DATA &SISWA
  2. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik RunMacro
  3. Pada tombol pilihan Macro Name, pilih dan klik DETAIL FILE.SISWA
  4. Ulangi langkah point d) untuk membuat submenu ENTRY-EDIT DATA &PROGRAM pada tombol pilihan Macro Name pilih DETAIL FILE.PROGRAM, sedangkan ENTRY-EDIT DATA &BELAJAR pada tombol pilhan Macro Name pilih DETAIL FILE.BELAJAR
  5. Klik tombol x (Close) lalu jawab Yes
  6. Simpan dengan nama file SUBMENU FILE
  7. Klik tombol OK.

10.3.4. Membuka/Mengaktifkan Laporan (Cetak Laporan di Layar & File)

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro
  3. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Pada kotak Macro Name, ketik LAYAR
  2. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik Open Report
  3. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja)
  4. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak
  5. Pada tombol pilihan Report Name, pilih LAPORAN SISWA KURSUS
  6. Pada tombol pilihan View, pilih dan klik Print Preview
  7. Ulangi langkah point d) dan seterusnya untuk membuat nama macro FILE dan tombol pilihan Action pilih OutputTo
  8. Pada Object Type, pilih Report
  9. Pada Object Name pilih dan klik LAPORAN SISWA KURSUS, sedangkan pada tombol pilihan Output Quality, pilih dan klik Print.
  10. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes
  11. Simpan dengan nama file DETAIL CETAK
  12. Klik tombol OK.

10.3.5. Membuat SubMenu Cetak

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro
  3. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Pada kotak Macro Name, ketik CETAK LAPORAN DI &LAYAR
  2. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik RunMacro
  3. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja)
  4. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak
  5. Pada tombol pilihan Macro Name, pilih DETAIL CETAK.LAYAR
  6. Ulangi langkah point d) dan seterusnya untuk membuat nama macro CETAK LAPORAN DI &FILE pada tombol pilihan Action pilih RunMacro, sedangkan pada Macro Name pilih dan klik DETAIL CETAK.FILE.
  7. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes
  8. Simpan dengan nama file SUBMENU CETAK
  9. Klik tombol OK.

10.3.6. Membuat Quit Application (Keluar dari MS. Access)

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro
  3. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Pada kotak Macro Name, ketik KELUAR
  2. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik Quit
  3. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja)
  4. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak
  5. Pada tombol pilihan Option, pilih PROMPT atau EXIT
  6. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes
  7. Simpan dengan nama file DETAIL KELUAR
  8. Klik tombol OK.

10.3.7. Membuat SubMenu Keluar

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro
  3. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Pada kotak Macro Name, ketik KELUAR DARI MS. &ACCESS
  2. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik RunMacro
  3. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja)
  4. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak
  5. Pada tombol pilihan Macro Name, pilih DETAIL KELUAR.KELUAR
  6. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes
  7. Simpan dengan nama file SUBMENU KELUAR
  8. Klik tombol OK.

10.3.8. Menambahkan Menu File dalam Macro

  1. Klik tab Create
  2. Pada grup Other, pilih dan klik Macro

  1. Pada tombol pilihan Acton, pilih dan klik AddMenu
  2. Pada kotak Arguments, abaikan saja, tidak perlu diisi
  3. Pada kotak Comment, ketik MENU FILE
  4. Pada kotak Menu Name, ketik : &File
  5. Pada tombol pilihan Menu Macro Name, pilih dan klik SUBMENU FILE
  6. Silakan Anda ulangi lagkah pada point c) di atas, untuk membuat MENU CETAK dan MENU KELUAR dengan petunjuk sebagai berikut :
Action Comment Menu Name Menu Macro Name
AddMenu MENU CETAK &Cetak SUBMENU CETAK
AddMenu MENU KELUAR &Keluar SUBMENU KELUAR

 

  1. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes.
  2. Simpan dengan nama file MENU BAR
  3. Klik tombol OK.

10.3.9. Memuat Form untuk Menu Bar

Agar pada saat tampilan di layar pertama kali bukan hanya yang muncul menu bar saja, namun juga tampilan pada layar monitor Anda rancang terlebih dulu dengan menggunakan bantuan Form.

  1. Aktifkan tab Create
  2. Klik Form Design, hingga muncul tampilan jendela form disain.
  3. Sembunyikan jendela Navigasi yang ada di sebelah kiri, lalu perbesar tampilan area Detail satu halaman penuh.
  4. Kemudian silakan Anda rancang halaman yang akan tampil nanti di layar terserah Anda, dengan contoh bentuk tampilan seperti berikut :

  1. Apabila telah selesai merancang tampilan di atas dengan menggunakan Form Design, simpan rancangan di atas dengan nama file FORM MENU BAR
  2. Kemudian tampilkan hasilnya dengan tombol View.

10.3.10. Menjalankan/Mengaktifkan Menu Bar

Setalah Anda merancang form, langkah terakhir adalah mengaktifkan file Menu Bar yang dibuat oleh program Macro pada form, dengan langkah sebagai berikut :

  1. Tampilan harus dalam keadaan Design View
  2. Tampilkan jendela Properties, hingga muncul tampilan jendela Properties Sheet :

  1. Aktifkan tab Other
  2. Pada baris Menu Bar, ketik MENU BAR
  3. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Property Sheet.
  4. Klik tombol View, perhatikan apa yang terjadi? Muncul tab ribbon baru yaitu tab Add-Ins.
  5. Silakan Anda klik tab Add-Ins, sehingga hasilnya akan tampak seperti tampilan berikut :

  1. Silakan Anda coba, menu-menu di atas, dengan cara di klik pada menu File, maka akan muncul submenu File, dan seterusnya.

10.3.11. Membuat StarUp dan Menyembunyikan Tab Ribbon yang Aktif

  1. Klik tombol Office Button, pilih Access Options, atau klik tombol Quick Access Toolbar, lalu pilih More Command, hingga muncul tampilan berikut :

  1. Di jendela kiri, pilih Current Database
  2. Di jendela kanan, pada Application Title, ketik misal : SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN
  3. Pada tombol pilihan Display Form, pilih dan klik FORM MENU BAR
  4. Pada kelompok Navigation, hilangkan tanda check list pada Display Naviation Pane
  5. Pada kelompok Ribbon an Toolbar Option, hilangkan tanda check list pada pilihan Allow Full Menus dan Allow Default Shortut Menu.
  6. Klik tombol OK. Jika muncul pesan klik tombol OK lagi.
  7. Silakan Anda coba keluar dari program MS. Access, lalu buka kembali file MODUL-9, dan perhatikan apa yang terjadi?

TUGAS :

Coba Anda buat submenu di menu File, antara lain membuka/mengaktifkan submenu yang bersumber dari objek Tabel yaitu Data Siswa, Program dan Belajar serta submenu yang bersumber dari objek Query yaitu Query Siswa.