Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record – Selanjutnya kita akan melakukan Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record pada Microsoft Access. So, mari lanjutkan belajarnya.

2.2. Mengolah Data Record

Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah data rocord baru, menghapus data maupun pencarian data record.

2.2.1. Menambah Data Record

Misal : Jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6

  1. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
  2. Letakkan kursor di record terakhir (ingat apabila Anda ingin menambah data record baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong)
  3. Kemudian ketikkan datanya, misal :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

  1. Klik tombol Design View
  2. Kemudian Anda ubah Primary Key yang asalnya pada field ID, menjadi NIP
  3. Klik tombol Datasheet View, jawab Yes. Apa yang terjadi ?, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

2.2.2. Menghapus Data Record

Misal : Hapus data record-11

  1. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
  2. Seleksi atau blok record ke-11
  3. Klik mouse kanan pada baris tersebut, pilih Delete Record. Atau tekan tombol Delete pada keyboard, maka akan muncul konfirmasi berikut :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

  1. Jawab Yes.

2.2.3. Mencari Data

Misal : Mencari data pegawai dengan GOLONGAN = “III/A”

  1. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
  2. Seleksi atau blok field GOLONGAN
  3. Tekan Ctrl+F, maka akan muncul kotak dialog :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

  1. Pada Find what, ketik III/a
  2. Klik tombol Find Next, pencarian data record telah dilakukan
  3. Jika data telah ditemukan untuk pencarian data berikuntya, klik tombol Find Next terus sampai muncul konfirmasi berikut :

  1. Klik tombol OK.

2.2.4. Mencari dan Mengganti Data

Misal : Ganti NAMA PEGAWAI = AHMAD menjadi ISKANDAR

  1. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
  2. Seleksi atau blok field NAMA PEGAWAI
  3. Tekan Ctrl+H, maka akan muncul kotak dialog :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

  1. Pada Find What, ketik AHMAD
  2. Pada Replace with, ketik ISKANDAR
  3. Klik tombol Find Next lalu Replace
  4. Klik x (close) untuk keluar dari jendela Find and Replace

2.4. Mengurut Data (Data Sort)

Mengurutukan data di mana data record akan diurutkan berdasarkan urutan abjad atau nilai baik secara Ascending (menaik) maupun secara Descending (menurun).

Tampilkan file tabel DATA PEGAWAI berikut ini :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

Kasus-1 : Urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara Ascending (dari urutan Nama Pegawai abjad A sampai Z).

Langkah-langkahnya :

  1. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI
  2. Pilih Sort A to Z

Kasus-2 : Urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara Descending (dari Gaji Pokok yang terbesar hingga terkecil).

Langkah-langkahnya :

  1. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field GAJI POKOK
  2. Pilih Sort Larges to Smallest

2.5. Menyaring Data (Data Filter)

Menyaring data adalah menampilkan data-data record berdasarkan kriteria tertentu. Dengan Filter, Anda dapat menyaring suatu data sehingga data dapat ditampil-kan sesuai atau memenuhi kriteria penyaringan.

Anda dapat menyaring data record sesuai dengan jenis data. Ada 2 (dua) bentuk penyaringan data pada datasheet view, yaitu :

  1. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan pilihan contoh seperti berikut :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

  1. Bentuk Number (Angka), maka pada saat penyaringan data akan muncul Number Filter, dengan pilihan contoh sebagai berikut :

Mengolah, Mengurut, dan Menyaring Data Record

Baca juga: Operasi dan Modifikasi Tabel Microsoft Access