Menjalankan Program Microsoft Access 2010 – Untuk menjalankan atau mengaktifkan program Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan beberapa cara :

  1. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul tampilan jendela Microsoft Access 2010.

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

1.6. Membuat File Database

Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

  1. Pilih Blank Database
  2. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda
  2. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula
  3. Klik tombol Create

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

1.7. Membuka File Database

Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelum-nya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :

  1. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya
  2. Klik tombol Open
  3. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau diaktifkan sebelumnya.

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan.

1.8. Menutup File Database

Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara :

  1. Klik menu File, Exit, atau;
  2. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access

1.9. Membuat Tabel

Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :

1.9.1. Membuat Tabel dengan Datasheet View

Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut :

Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas, yaitu :

  1. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1.

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Menyimpan Tabel

Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :

 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar

 Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih Save

 Tekan tombol Ctrl+S

 Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As :

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI

 Klik tombol OK

1.9.2. Membuat Tabel dengan Design View

Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

  1. Klik tab Create
  2. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel (struktur tabel) berikut :

Menjalankan Program Microsoft Access 2010

  1. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel seperti tampilan di atas :
  2. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi data, hingga muncul kotak dialog Save As
  3. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.
  4. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.

1.10. Mengolah Desain Tabel

Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties.

1.10.1. Nama Field (Field Name)

Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembuatan Nama Field (Field Name) :

  1. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.
  2. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan tanda kurung siku ([ ]).

1.10.2. Tipe Data (Data Type)

Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type) pada Access 2010 :

Tipe Ketarangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255 karakter.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field tersebut harus menggunakan Primary Key
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No, True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email, website, dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN]
Lookup Wizard Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box atau combo box.

 

1.10.3. Keterangan (Description)

Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.

1.10.4. Primary Key

Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah tabel.

Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini :

  1. Aktifkan jendela Design View
  2. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
  3. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools

Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties :

No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)

Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.

Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

Baca juga: Database dan Mengenal Microsoft Access Terbaru